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Nouvelle organisation du travail, quelle place pour l'assistante ??

Co-working, télétravail, bureau 2.0, voire 3.0, les métiers de l'assistanat changent, mutent, se transforment parce que les méthodes de travail évoluent. Il faut, désormais, repenser son poste de travail.

L'espace physique, les nouvelles technologies, l'organisation, le management sont autant de facteurs qui bougent. 
Le rapport au temps et à l'information s'est fortement accéléré.

Aujourd'hui, les projets avancent très vite et demandent des solutions immédiates et efficaces.

La frontière est devenue très mince entre "salarié" et "indépendant", en terme de compétence, j'entends...

Il est devenu essentiel d'être hyper autonome, dans le renouvellement perpétuel, de s'auto-former en temps réel,
toujours bouger, se déplacer, agir, changer. C'est la force des prestataires de service.

L'assistante est devenue la clé de voûte de l'efficacité, du service, une véritable collaboratrice complètement impliquée.

Entrepreneur, manager, appuyez vous sur cette collaboration, véritable maillon fort de la vie de votre entreprise.

On en parle !!

Excel'Services - Véronique EGEA - 06 63 90 82 89 - excelservices@orange.fr





Le Compte Personnel de Formation

https://sites.google.com/site/excelservicetouraine/actualites_excelservices_Loches_Tours/Compte%20Personnel%20Formation_excelservices.png


Le COMPTE PERSONNEL DE FORMATION est accessible aux salariés de droit privé et aux personnes en recherche d'emploi. Il sera progressivement ouvert à d'autres publics.
A partir de 2018 (on y est !!!), ce CPF est ouvert aux travailleurs non salariés (indépendants, artisans, commerçants...), aux professions libérales et à leurs conjoints collaborateurs.

Ce qu'il faut surtout retenir !!
Le CPF vous aide à sécuriser votre parcours professionnel en vous permettant de vous former, d'évoluer, de vous reconvertir, de valider vos acquis et de faire reconnaitre vos compétences.

Comment en bénéficier ?

1ère étape :L'inscription
Il faut, bien sur, avoir internet. Vous vous inscrivez sur votre espace personnel dédié et sécurisé: http://www.moncompteformation.gouv.fr.
Vos heures de formation acquises au titre du DIF (ancienne formule) sont toujours utilisables. Il est préférable de les enregistrer sur ce compte afin de pouvoir en bénéficier. Vous les trouverez à partir de votre dernier bulletin de salaire ou d'une attestation DIF remise par votre employeur, cela avant le 31 janvier 2015. Et aujourd'hui par le biais du certificat de travail remis par votre ancien employeur, au moment de la rupture du contrat de travail.

2eme étape : L'alimentation
Elle est automatique annuellement jusque 150h pour une activité salarié.
En cas de recherche d'emploi, le compte n'est pas alimenté mais vous pouvez utiliser vos heures CPF acquises à ce jour et ajouter vos heures de l'ancienne formule DIF non utilisées au 31 dec 2014.

3eme étape : La formation
Certaines formations sont accessibles à tous : Cléa, VAE, bilan de compétences, accompagnement à la création d'entreprise, préparation au permis de conduire.
D'autres peuvent être effectuées dans le cadre d'un parcours validant une certification qualifiante pour réaliser un nouveau projet professionnel.
Il faut pour cela monter le dossier, le faire valider auprès de l'employeur et trouver les financements.

4eme étape : L'indemnisation
Elle est maintenue par l'employeur si la formation se déroule sur le temps de travail.
Elle est maintenue au titre de l'allocation de retour à l'emploi.
Pour les travailleurs indépendants, la mise en place étant progressive, renseignez vous auprès du site : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises.

Tout ça vous inspire, non !!! Vous ne savez pas comment monter votre dossier ??? 

On en parle !!

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Le devis

publié le 4 janv. 2018 à 12:14 par Véro EGEA   [ mis à jour : 4 janv. 2018 à 13:02 ]


Ca y est, vous sortez d'un rendez vous avec un futur client !!! On espère !!!

Après avoir étudier ses besoins, vous allez devoir chiffrer sa demande et donc lui établir un devis.

L'établissement de ce dernier est encadré par la loi. Sa validité doit respecter certaines règles.
Il est obligatoire, pour certaines activités, comme les professionnels de santé, les artisans, les professionnels qui réalisent des travaux et des dépannages (...).
Pour autant, dans la majorité des activités commerciales, le devis est toujours pratiqué car il valide une proposition chiffrée qui permet de sécuriser la relation avec son client et d'apporter de la crédibilité.

Le devis doit être effectué en respectant des conditions de forme.
La législation prévoit que tout devis comporte plusieurs mentions : les coordonnées de l'entreprise, du client, la date, la description des prestations proposées, la date de démarrage et sa durée estimée, le prix de la main d'oeuvre, les frais éventuels, le montant total à payer, les conditions de règlement et les conditions de garanties.
Mais, également, l'assurance souscrite au titre de l'activité du professionnelle et les coordonnées de l'assureur.
Il convient de préciser, aussi, la durée de validité du devis et si il est gratuit ou payant.

Le devis demande un travail de fond important de la part du professionnel et il doit être SOIGNE pour facilité la lisibilité auprès du client ou prospect.
EXIT le devis brouillon réalisé sur le pousse lors de la visite de chantier !!

Vous manquez de temps pour cette soigneuse élaboration, pensez à vous faire assister, les assistantes "freelances" ont les compétences pour cette tâche.

On en parle !!

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Savoir déléguer !

publié le 4 janv. 2018 à 12:13 par Véro EGEA


S'organiser, c'est déléguer!!!
Accepter  le fait de ne pas pouvoir tout faire, c'est déléguer !!!

La plupart de vos missions peuvent être confier.
Idéalement, il convient de déléguer les tâches qui vous prennent beaucoup de temps sur celles que vous êtes le seul à pouvoir effectuer. 

Une fois cette analyse faite, vos tâches listées, il faut prendre le temps de trouver vos futurs collaborateurs ayant les compétences requises et leur permettre de mener à bien les missions que vous prévoyez de déléguer.
Les règles doivent être fixées et définies dés le départ en toute confiance et objectivité.

L'art de déléguer, c'est : prévoircommuniqueréchanger, contrôleraméliorer sur tous les domaines stratégiques liés au développement de votre activité.

D'ailleurs, avez vous une gestion administrative optimum ??

Appelez moi.....On en parle ensemble, on trouve une solution.

Excel'Services - Véronique EGEA - 06 63 90 82 89 - excelservices@orange.fr

Rendre un mémoire efficace

publié le 4 janv. 2018 à 12:09 par Véro EGEA


Cette année, c'est la grande ligne droite vers le diplôme. Pour cela, vous devez rendre un mémoire.
Il se présente sous la forme classique : introduction, développement, conclusion et peut s'appuyer sur un travail de terrain.
Cet écrit contient des faits et des moyens rassemblant l'ensemble de vos années d'étude ou encore il répond à une problématique argumenté, basé sur une réflexion censée mais dans tous  les cas, il clôture une période.

La rédaction est achevée. Maintenant vous devez le rendre soigné et sans aucunes fautes, c'est essentiel !!!
L'objectif est de rendre un travail impeccable.

Plusieurs étapes importantes à ne pas négliger :
Commençons par la CORRECTION.
Toutes les fautes doivent être appréhendées (orthographe, syntaxe, conjugaison...).
Vous devez vous imaginer dans la peau du correcteur, du lecteur. Cela doit être fluide, agréable à lire.
Puis vient la RELECTURE.
C'est également une étape importante. Vous devez lire chacune de vos pages minutieusement en vous aidant des techniques actuelles : dictionnaire, Bescherel...mais le mieux c'est de faire appel à un rédacteur dont l'oeil avisé vous assurera la qualité (syntaxe, reformulation, réécriture).
Enfin, pensez à la MISE EN PAGE.
Votre mémoire sera lisible et harmonieux si vous respectez les espaces, les titres, les paragraphes, les polices de caractères...

Alors ce mémoire, c'est le point final d'une grande période que vous achevez.
Mettez toutes les chances de votre côté pour assurer votre crédibilité.

Et si vous pensez que je peux vous épauler alors contactez moi, on se rencontre, on discute, on trouve une solution.

Véronique EGEA - Excel'Services - 06 63 90 82 89 - excelservices@orange.fr

Réforme du code du travail

publié le 4 janv. 2018 à 12:06 par Véro EGEA



Les ordonnances prévues au 22 septembre 2017 :

*Un nouveau barème pour les indemnités prud’homales
La création d'un plafond en cas de licenciement abusif fixe à 1 mois de salaire en dessous d'1 an d'ancienneté. Ce plafond augmentera jusque 20 mois de salaire au_delà des 28 ans d'ancienneté.

*Un plancher minimal d'indemnités
sera créer pour les TPE (moins de 11 salariés). Il sera fixé à 15 jours à partir d'1 an d'ancienneté, puis augmentera progressivement jusqu'à 3 mois à partir de 11 ans d'ancienneté.
Dans les PME, il sera d'1 mois à partir d'1 an d'ancienneté et de 3 mois à partir de 2 ans d'ancienneté.

Si le licenciement s'est accompagné de la "violation d'une liberté fondamentale" telle que la liberté d'expression, de harcèlement ou de discrimination, il n'y aura qu'un plancher fixé à 6 mois et pas de plafond.
En contrepartie, les indemnités légales de licenciement augmenteront, par décret, à 1/4 de mois de salaire par année d'ancienneté, contre 1/5 aujourd'hui jusqu'à 10 ans d'ancienneté. Au delà, l'indemnité reste à 1/3 de mois.

* Des conditions et délais de licenciement modifiés
En cas de licenciement, un vice de forme n'empêchera plus un examen sur le fond.
L'erreur formelle sera sanctionnée au maximum d'1 mois de dommages et intérêts.
En cas d'accord accepté par l'administration, les entreprises pourront lancer des plans de départs volontaires autonomes en dehors des plans sociaux. L'accord prévoira le niveau d’indemnité de tous les salariés volontaires.
Actuellement, les séparations à l'amiable ne sont concluent qu'individuellement. Elles donnent droit à l'assurance chômage.

*Une importance accrue pour les accords d'entreprise
La règle de l'accord majoritaire - signée par les syndicats représentant plus de 50% des salariés - dans les entreprises sera généralisée dès le 1er mai 2018. L'accord majoritaire s'applique, aujourd'hui, principalement aux sujets relatifs à la durée du travail.
Un seul type d'accord s'imposera désormais au contrat de travail, contre plusieurs types d'accord d'entreprise : réduction du temps de travail, maintien de l'emploi, mobilité. Cet accord unique couvrira un champ plus large, en comprenant le bon fonctionnement de l'entreprise ou le développement et la préservation des emplois.
En cas de refus, les salariés seront licenciés pour motif spécifique, toucheront l'assurance chômage et bénéficieront d'un droit de 100 heures de formation financé par l'employeur.

Article rédigé par :
Véronique EGEA - Excel'Services - 06 63 90 82 89 - excelservices@orange.fr

Comment bien gérer son temps?

publié le 4 janv. 2018 à 12:04 par Véro EGEA

https://sites.google.com/site/excelservicetouraine/actualites_excelservices_Loches_Tours/temps_excelservices.jpg


"Plus facile à dire qu'à faire", vous me direz !!! Avec un peu de rigueur tout est possible.
Pour commencer, je m'organise.
On a du temps, il suffit de se préparer. Cela consiste à faire des choix et d'aller jusqu'au bout de ce choix.
Terminer ce que l'on commence s'est obtenir satisfaction et optimiser son acte.

Ensuite, il est bon de faire un retroplanning. C'est, en fait, un planning inversé qui consiste, en posant une date, à définir des priorités. Par exemple, lundi en quinze, vous devez rendre un dossier. Obligez vous à travailler dessus une semaine avant, en vous laissant une journée de marge pour les imprévus possibles. Cela vous laisse du temps et vous travailler de façon détendu.

J'identifie les pertes de temps et les moments opportuns. Vous êtes plutôt un "bosseur" du matin ou de l'après midi ?? 
Dans tous les cas, isolez vous et optimisez ce temps.

Je planifie à court, à moyen et à long terme. Organisez vos dossiers en fonction de leur importance (date butoir, long processus...). Priorisez vos tâches. Ce qui est important n'est pas forcément urgent et inversement. 

Enfin, je prends le temps, régulièrement, de faire le bilan pour améliorer mes tâches, les rendre fluides.
Ayez confiance en votre bon sens, vous avez ce temps !!!

Et si vous pensez que c'est impossible alors contactez moi, on se rencontre, on discute, on trouve une solution.

Excel'Services - Véronique EGEA - 06 63 90 82 89 - excelservices@orange.fr

Les secrets d'une facturation efficace !!!

publié le 4 janv. 2018 à 11:54 par Véro EGEA   [ mis à jour : 4 janv. 2018 à 12:02 ]



On est le 20 du mois, hier encore, vous vous disiez "bon, je prends une heure et je valide mes factures" et puis, le téléphone a sonné, un imprévu s'est annoncé, l'heure tardive vous a arrêté....que sais-je encore!!! 
En tout cas, pour ce mois-ci, votre chiffre d'affaire est encore "dehors". Dommage non !!!

Et si une secrétaire "freelance"  répondait à votre problématique !?!?
Quelques heures par semaine, cette super assistante s'occupe de vos factures, les envoie, les suit, les relance et les pointe.
Elle valide le tout par des chiffres pour vous apporter du concret.

Et là, vous vous dites"Mais pourquoi n'y ai-je pas pensé plus tôt ???"
"Je vais gagner en temps et en efficacité, ma trésorerie va en profiter et surtout quel bénéfice pour ma "petite" entreprise.

Excel'Services prend en charge ses heures contraignantes.
Contactez moi, on se rencontre, on discute, on trouve une solution.

Excel'Services - Véronique EGEA - 06 63 90 82 89 - excelservices@orange.fr

Une solution pour un agriculteur serein

publié le 1 mai 2017 à 01:49 par Véro EGEA   [ mis à jour : 26 juin 2018 à 01:51 ]


La paperasse alourdit des semaines déjà bien chargées.
70% des agriculteurs déclarent travailler plus de 50h semaine.
Les tâches administratives nécessaires à la gestion d'une exploitation (administratif, trésorerie...) occupent, en moyenne, 9h par semaine soit l'équivalent d'une grosse journée ou vous n'êtes pas sur le terrain.
Des outils existent, bien sur, depuis le temps, vous les connaissez!! Dois-je vous les mettre en mémoire ?? 
Allez une petite piqûre de rappel s'impose :

* Anticiper les déclarations avec l'aide du calendrier, c'est fondamental !! Vous avez ce petit pense bête indispensable, non !!
Celui qui vous permet de répondre à votre administration en temps et en heure.

* Organisé, vous l'êtes aussi : vous avez cette logique du rangement, de l'archivage, vous savez retrouver vos informations techniques liées aux étapes de la production, vos documents par thème....pour le prochain dossier à préparer, n'est ce pas ?!?!

* Enfin, vous avez rejoint le groupe d'agriculteurs de votre région, pour ne pas être seul face à la charge de travail, discuter organisation respective, derniers matériels acquis, échanger sur vos doutes et vois joies....

Mais cette journée de tâches administratives toutes les semaines, elle est toujours là, elle prend du temps sur l'exploitation, comment l'optimiser ??

Une solution, pensez "secretaire indépendante", la profession au top de l'organisation administrative, c'est son métier !!
Faites vous conseiller, demandez du soutien.

Excel'Services peut prendre en charge ses heures contraignantes quelques heures par semaine en fonction de vous.

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Gestion et organisation administrative des professions liberales

publié le 1 mai 2017 à 00:47 par Véro EGEA   [ mis à jour : 26 juin 2018 à 01:50 ]


Vous êtes infirmier, kinésithérapeute, médecin..., parlons de votre administratif : l'informatique n'est pas votre point fort, les feuilles de soins s'accumulent, vous n'avez pas ou plus le temps de vous occuper des remboursements, du coup, ils tardent sur votre compte...
En bref, vous ne voulez plus perdre de temps avec toute cette "paperasse".

Excel'Services vous propose d'externaliser la gestion de votre facturation : contrôle des soins, télétransmission des feuilles depuis votre logiciel dédié, envoi des justificatifs auprès des complémentaires, chargement des feuilles de soins, saisie et facturation des actes médicaux, suivi et gestion de ces actes.
Nous vous libérons des contraintes administratives.

Je vois déjà votre soulagement : plus de perte de temps, plus de retard de paiement !! Et que dire de ce confort retrouvé : faire votre métier avec sérénité.

Contactez Excel'Services !
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Comment gérer vos mails ?

publié le 1 mai 2017 à 00:42 par Véro EGEA   [ mis à jour : 15 mai 2017 à 05:11 ]


Au départ conçu pour rendre l'information plus fluide et accélérer sa diffusion, l'email fait partie, aujourd'hui, des principaux facteurs chronophages des entrepreneurs.

Il est pourtant possible de limiter les pertes de temps dans le traitement des mails.

Mettons nous à la place du récepteur (vos clients, vos partenaires...) voire de nous même qui recevons et envoyons ces mails. Pour éviter que le message ne soit noyé au milieu de nombreux autres, mettons toutes les chances de notre côté.

Chaque matin, vous ouvrez votre boite mail et vous y trouvez plus de 50 mails : des nouveaux, des anciens, des importants, des publicités....

Vous vous énervez, fréquemment du TEMPS PERDU à traiter ces mails, ceux prioritaires, ceux à planifier, les informatifs, etc....

Vous souhaitez vraiment OPTIMISER cette source d'information aujourd'hui ESSENTIELLE à la vie de votre entreprise mais cela vous prend du temps, beaucoup de temps !!!!

Faites appel à une assistante indépendante, envisagez un partenariat, c'est de sa compétence.
Pour chaque mail, elle va se poser les bonnes questions : quel thème ? quel dossier ? quelle action envisager ? quel délai imparti ?
Elle vous épaule dans la gestion et l'organisation autour de ces informations.
Vous pouvez, ainsi, hiérarchiser vos mails, reprendre la maîtrise de votre messagerie, éviter de perdre des informations essentielles ou une demande importante.
Vous vous donnez ainsi toutes les chances de traiter vos mails en temps et en heure et montrer votre réactivité !!!

On en parle !

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Comment rédiger vos documents?

publié le 1 mai 2017 à 00:27 par Véro EGEA   [ mis à jour : 15 mai 2017 à 05:11 ]


De nombreuses tâches administratives sont souvent longues et pénibles et si elles sont pourtant INDISPENSABLES, elles consomment un temps précieux.

Vous pouvez facilement mandater la rédaction de vos documents.

Proposition commerciale, mémoire, rapport de stage, compte rendu de réunion (...) sont autant d'écrits que vous pouvez confier à un prestataire professionnel compétent qui saura rédiger vos contenus. Les mots justes, les formulations pertinentes rendront vos textes convaincants. Son recul sur votre activité lui assurera une rédaction claire. Vous n'aurez plus qu'à transmettre vos notes et documents aux personnes ou organismes concernés.

Vous pouvez, également, déléguer la création de votre charte graphique (document de travail constituant l'identité de votre entreprise, de votre projet) et ainsi faciliter la mise en place d'un télésecrétariat.
Pensez à faire appel à un prestataire indépendant pour créer votre identité visuelle et définissez ensemble la présentation et la mise en page de vos documents. Vous aurez alors des modèles de documents prêts à être complétés pour chaque dossier à préparer.
Quel gain de temps !!

Envisagez un partenariat avec une secrétaire indépendante, la professionnelle au top de la rédaction de document, c'est son métier !!! Faites vous aider, demandez du soutien.

Excel'Services prend en charge vos corrections, vous conseille et vous aide quelques heures par semaine en fonction de vous et de vos contraintes.

Contactez moi, on se rencontre, on discute, on trouve une solution.

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